Videosorveglianza, i tempi di conservazione delle immagini
Nel caso in cui un'azienda opti per l'installazione di un sistema di videosorveglianza che preveda la conservazione delle immagini, l'eventuale conservazione temporanea dei dati deve essere commisurata al tempo necessario e predeterminato a raggiungere la finalità perseguita (Garante per la Privacy, Provvedimento in materia di videosorveglianza dell'8 aprile 2010).
Conseguentemente, la conservazione deve essere limitata a poche ore o, al massimo, alle 24 ore successive alla rilevazione, fatte salve speciali esigenze di ulteriore conservazione in relazione a festività o chiusura di uffici o esercizi, nonché nel caso in cui si debba aderire ad una specifica richiesta investigativa dell'Autorità giudiziaria o della Polizia giudiziaria.
Solo in alcuni casi, per peculiari esigenze tecniche o per la particolare rischiosità dell'attività svolta dal titolare del trattamento (ad esempio, per alcuni luoghi come le banche può risultare giustificata l'esigenza di identificare gli autori di un sopralluogo nei giorni precedenti una rapina), può ritenersi ammesso un tempo più ampio di conservazione dei dati, che si ritiene non debba comunque superare la settimana.
Tuttavia, qualora le aziende ritengano di aver bisogno di un allungamento dei tempi di conservazione per un periodo superiore alla settimana, debbono presentare apposita richiesta di verifica preliminare al Garante, ex articolo 17, Dlgs 196/2003.
Chiarisce a tal proposito il Garante che la congruità di un termine di tempo più ampio di conservazione va adeguatamente motivata con riferimento ad una specifica esigenza di sicurezza perseguita in relazione a concrete situazioni di rischio riguardanti eventi realmente incombenti e per il periodo di tempo in cui venga confermata tale eccezionale necessità.
La disciplina in materia prevede, inoltre, che il sistema di videosorveglianza sia programmato in modo da effettuare la cancellazione automatica delle informazioni allo scadere del termine previsto, anche mediante sovra-registrazione, con modalità tali da rendere non riutilizzabili i dati cancellati o, in alternativa, che i dati vengano comunque cancellati nel più breve tempo possibile.
Il mancato rispetto dei tempi di conservazione delle immagini raccolte e la cancellazione delle stesse oltre il termine previsto comporta l'applicazione della sanzione amministrativa stabilita dall'articolo 162, comma 2-ter, Dlgs 196/2003, che va da 30mila euro a 180mila euro.
E, proprio a seguito di una richiesta di verifica preliminare - con provvedimento non pubblicato sul sito istituzionale del Garante, ai sensi dell'articolo 24 del Regolamento dell'1 agosto 2013, ma di cui è stata data notizia nella newsletter n. 398 del 9 febbraio 2015 – la Banca d'Italia è stata autorizzata a conservare fino a un anno le immagini riprese dal proprio sistema di videosorveglianza nello stabilimento in cui si svolgono attività di produzione, confezionamento e distruzione di banconote euro e di carta filigranata, al fine di accrescere i presidi di sicurezza a tutela dell'integrità delle banconote, stabiliti dalla Banca Centrale Europea.
Nel caso di specie, la richiesta è scaturita dalla necessità di Bankitalia di rispettare le specifiche misure di sicurezza fissate dalla Bce, la quale, non solo ha prescritto ai soggetti accreditati l'obbligo di installare sistemi di videoregistrazione nelle aree degli stabilimenti dove vengono effettuate attività di produzione, confezionamento e distruzione di banconote in euro, ma ha stabilito anche precisi termini minimi di conservazione delle immagini registrate, ossia:
-12 mesi per le immagini riferite alla produzione, confezionamento e distruzione di banconote;
-4 mesi per le immagini raccolte nelle aree dove si effettua la conservazione delle banconote, della carta filigranata o di altri elementi di sicurezza dell'euro.
Si sottolinea, tuttavia, che nel caso di specie il Garante, ha ammesso la conservazione delle immagini registrate per i termini indicati dalla Bce, anche tenendo conto dell'autorizzazione rilasciata dalla Direzione territoriale del lavoro in materia di controllo a distanza dei lavoratori.
Ad ogni modo, anche se in generale il Garante per la privacy tende a non concedere l'allungamento del periodo di conservazione oltre i 7 giorni, non mancano i casi in cui è stato ammesso, per specifici motivi di sicurezza, l'allungamento dei tempi suddetti fino a 2 settimane (vedi provvedimento n. 95 dell'8 marzo 2012, relativo a Palazzo Grassi Spa a Venezia, giustificato dal rischio di furti o danneggiamenti delle opere esposte anche a causa delle dimensioni delle sale d'esposizione, del numero delle opere esposte e dei visitatori presenti) o 30 giorni (vedi a titolo meramente esemplificativo il provvedimento n. 232 del 15 giugno 2011, relativo ad una società gestore del terminal contenitori del Porto di Gioia Tauro, dove i motivi di sicurezza sono acuiti dalla presenza di forme di criminalità organizzata ed il provvedimento n. 422 del 10 novembre 2011 relativo a magazzini aeroportuali dove possono intercorrere più di 7 giorni tra la data della spedizione e la scoperta di eventuali furti o smarrimenti) fino a 90 giorni per le sole immagini relative a eventi generatori di allarme (vedi provvedimento n. 300 del 14 luglio 2011) e 24 mesi per la prevenzione di possibili atti di sabotaggio (vedi provvedimento n. 286 del 7 luglio 2011).
