Via al check up dei trattamenti
In un piccolo studio, con un solo professionista e uno o più collaboratori, per adeguarsi al Gdpr andrà, come prima mossa, fatta una ricognizione dei trattamenti svolti e poi rilasciate informative agli interessati di cui vengono trattati i dati e fornite istruzioni a coloro che collaborano nel trattamento, dalla segreteria ai collaboratori.
Le istruzioni dovranno riguardare anche una possibile violazione dei dati, che andrà prontamente comunicata al titolare per valutare il da farsi. Sarà bene che queste istruzioni siano scritte e attengano alle regole da seguire e al rispetto delle misure di protezione e sicurezza che il titolare avrà delineato. Occorrerà, inoltre, individuare eventuali terze parti che si inseriscono nel trattamento di dati, che vanno considerati responsabili esterni. Essi dovranno:
avere i requisiti tecnico-giuridici;
sottoscrivere con il titolare un contratto che li autorizzi a trattare i dati nel rispetto del Gdpr;
mettere in atto le misure necessarie a soddisfare la normativa e le esigenze del titolare.
Lo studio associato
Lo studio associato va considerato al pari di un’azienda e, quindi, come titolare autonomo del trattamento dei dati. Se riceve un mandato da un cliente in cui il professionista individuato è proprio lo stesso studio e non un singolo o più professionisti di quello studio, esso tratterà i dati in quanto titolare autonomo.
In secondo luogo, vanno considerati i singoli professionisti associati allo studio e i trattamenti da essi svolti in relazione al mandato affidatogli dal cliente. In questi casi, sarà il singolo professionista ad assumere la titolarità del trattamento.
Le Stp
Le società tra professionisti si differenziano dagli studi associati perché possono aggregare soci iscritti a Ordini professionali diversi. Le Stp, in quanto enti giuridici a tutti gli effetti, devono adeguarsi al Gdpr. Anche i singoli soci che ricevono da un cliente un affidamento che comporta un trattamento dei dati, dovranno assumere il ruolo di titolare autonomo.
La contitolarità
Accade spesso che un professionista debba avvalersi di un collega per svolgere una parte del trattamento dei dati del proprio cliente. Un caso ricorrente, in ambito forense, è la nomina di un cosiddetto avvocato domiciliatario quando vi è un’udienza o un accertamento da svolgere in luogo diverso da quello dove ha sede il professionista titolare. In questi casi, il collega individuato sarà a sua volta (con)titolare del trattamento ed entrambi dovranno determinare le finalità e i mezzi del trattamento. Tra loro, pertanto, andrà redatto e sottoscritto un accordo che determini le rispettive responsabilità nei confronti del cliente.
