Come rendicontare le spese di trasferta dei lavoratori dipendenti

L'indennità di trasferta del lavoratore dipendente è disciplinata, in particolare, dall'art. 51, comma 5, del D.P.R. 22 dicembre 1986, n. 917 (v. Risoluzione Agenzia Entrate 30 ottobre 2015, n. 92/E).
A tal fine si rileva innanzitutto che attualmente non è necessaria alcuna documentazione che formalizzi l'autorizzazione alla trasferta da parte dell'impresa anche se potrebbe essere buona prassi amministrativa quella di rilasciare un'autorizzazione formale alla trasferta (c.d. lettera di incarico).
La documentazione dei costi di trasferta varia a seconda del tipo di spesa sostenuta.
- Viaggio e trasporto: i documenti possono essere anche anonimi ma devono almeno contenere luogo e data del viaggio per poterli ricondurre alla trasferta;
- Rimborsi chilometrici: i viaggi con il mezzo del dipendente o collaboratore devono essere riepilogati in un documento che specifica analiticamente per ciascun viaggio: Data della trasferta; Comune di trasferta; Soggetto visitato (cliente, fornitore, ecc.); Chilometri percorsi; Tipo automezzo utilizzato;
- Vitto e alloggio: rimborso previa presentazionedi di fattura o ricevuta fiscale o scontrino parlante, intestati al lavoratore oppure al datore di lavoro;
- Altre spese (es., Ricevute di ricariche telefoniche, acquisto riviste e giornali, spese per parcheggi e lavanderia, ecc.).
- Spese di rappresentanza durante una trasferta.
Per le spese sostenute all'estero di regola vale il tipo di documento rilasciato secondo la legislazione in vigore nello Stato estero, anche se difforme da quello che sarebbe emesso per una simile spesa in Italia, a condizione che il documento contenga il nominativo della ditta fornitrice, l'indicazione dei beni acquistati o dei servizi resi e che la legislazione dello Stato estero non preveda l'obbligatorietà della emissione di un documento contenente le stesse informazioni richieste dalla normativa italiana.

I metodi per gestire il rimborso delle spese di trasferta
Per le trasferte nell'ambito del territorio comunale si può usare:
•Il metodo forfettario;
•Il metodo analitico o a piè di lista.
Per le trasferte fuori dal territorio comunale e per le trasferte all'estero si può usare:
•Il metodo forfettario;
•Il metodo analitico o a piè di lista;
•Il metodo misto.
Il metodo del rimborso analitico o a piè di lista consiste nel rimborso, dietro presentazione di idonea documentazione probatoria, delle spese sostenute dal dipendente o collaboratore. Tale rimborso, relativamente alle spese di vitto e alloggio, è esente da IRPEF e contributi se inferiore a:
•Per le trasferte Italia: Euro 180,76 al giorno;
•Per le trasferte all'estero: Euro 258,23 al giorno.
Il metodo forfettario consiste nell'erogazione di un'indennità forfettaria di trasferta, senza presentazione di documenti di spesa, relativamente alle spese di vitto e alloggio, esente da IRPEF e contributi se inferiore a:
•Per le trasferte Italia: Euro 46,48 al giorno comprendente le spese di vitto e alloggio;
•Per le trasferte all'estero: Euro 77,47 al giorno comprendente le spese di vitto e alloggio.
Il metodo misto assembla i due metodi di cui sopra e consiste nell'erogazione di un'indennità forfettaria di trasferta e nel rimborso analitico di alcune spese. L'indennità forfettaria, in questi casi, è esente da IRPEF se inferiore a:
Per le trasferte Italia:
•Euro 15,49 al giorno a cui si possono aggiungere analiticamente le spese di vitto e alloggio;
•Euro 30,99 al giorno comprendente le spese di vitto oppure quelle di alloggio (una delle due);
•Euro 46,48 al giorno comprendente le spese di vitto e alloggio (entrambe);
Per le trasferte all'estero.
•Euro 25,82 al giorno a cui si possono aggiungere analiticamente le spese di vitto e alloggio;
•Euro 51,65 al giorno comprendente le spese di vitto oppure quelle di alloggio (una delle due);
•Euro 77,47 al giorno comprendente le spese di vitto e alloggio (entrambe).
Riguardo i rimborsi chilometrici relativi all'utilizzo da parte del dipendente o amministratore del mezzo proprio (in luogo di quello aziendale) la deducibilità è limitata al costo di percorrenza in base a tabelle ACI o a tariffe di noleggio relative ad autoveicoli di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali (20 se con motore diesel). Una eventuale quota eccedente sarà ripresa a tassazione. Il rimborso in ogni caso (sia che si tratti di rimborso spese analitico, forfetario o misto) può essere effettuato solo sulla base di un tabulato analitico dei viaggi effettuati.

La nota spese
È il documento che consente all'impresa di dedurre i costi di trasferta e al lavoratore di ottenere il rimborso per le spese effettuate.
La nota spese deve essere firmata dal dipendente in quanto l'Amministrazione Finanziaria ha ritenuto che la sua sottoscrizione costituisca elemento vincolante per la deducibilità dei costi in essa riportati.
La nota spese è esente dall'imposta di bollo. I singoli documenti, invece, qualora contengano importi esclusi da IVA, per il principio di alternatività, devono essere assoggettati all'imposta di bollo di euro 2,00 per importi superiori a euro 77,47.

Registrazione dei rimborsi spese
Devono essere sempre registrati nel LUL (libro unico del lavoro), pena apposite sanzioni, i rimborsi spese a dipendenti e collaboratori anche esenti fiscalmente e contributivamente. In particolare:
•è sufficiente annotare il totale delle spese, posto che gli importi analitici possono essere annotati in un documento a parte (nota spese);
•non vanno riportate le somme riconducibili a mera anticipazione di spese sostenute dal dipendente in nome e per conto del datore di lavoro relativamente a documenti di spesa intestati all'azienda;
•vanno riportati i rimborsi spese effettuati con l'utilizzo di carta di credito aziendale (anche se la spesa non è stata sostenuta dal dipendente/collaboratore);
•allorquando si formino in capo al dipendente o collaboratore fondi spese o fondi cassa essi non andranno indicati sul LUL nel quale invece andrà evidenziata soltanto la rendicontazione delle spese gestite attraverso tali fondi.

Conservazione dei documenti
La documentazione attestante le trasferte del lavoratore deve essere conservata in originale a cura del datore di lavoro in maniera ordinata allegando a ciascuna nota spesa i vari documenti di supporto: da tale documentazione si dovrà rilevare la natura del costo sostenuto al fine di poter provare l'inerenza della spesa con l'attività aziendale.
L'impresa può inoltre gestire in maniera del tutto dematerializzata le note spese dei dipendenti, trasformando i documenti analogici in documenti informatici. Infatti, qualunque documento informatico avente rilevanza fiscale, come, ad esempio le note spese, devono possedere, tra le altre, le caratteristiche di immodificabilità, integrità ed autenticità, richieste dalla normativa di riferimento (v. D.M. 17 giugno 2014).
In particolare, il processo si caratterizza da alcune fasi:
-- formazione del giustificativo informatico: il giustificativo di spesa (in formato analogico o elettronico) viene acquisito come documento informatico per mezzo di una fotografia scattata dal trasfertista con un dispositivo portatile in suo possesso (smartphone o tablet), sul quale è installata un'apposita applicazione tale da rendere il documento immodificabile, identificato dall'applicazione in modo univoco, associato ad un riferimento temporale e inviato via internet al sistema di gestione in cloud che sottopone l'immagine a lettura OCR (OpticalCharacter Recognition) per rilevare dalla stessa i dati necessari alla compilazione della nota spese, con successiva verifica (ed eventuale rettifica delle informazioni inesatte o scarto delle fotografie non leggibili) da parte del trasfertista;
-- formazione della nota spese: il dipendente, tramite proprie credenziali (ID e Password) ha accesso all'applicazione che crea la nota spese, la quale risulta quindi sottoscritta con sua firma elettronica e procede ad inoltrarla, tramite la medesima applicazione, alla funzione aziendale preposta alla sua approvazione;
-- controllo delle spese, approvazione e conservazione: la funzione aziendale legittimata ad approvare la nota spese, tramite l'applicazione web ha la possibilità di controllare l'intero iter (voci di spesa, leggibilità dei giustificativo), di rifiutare spese non inerenti o decurtare quelle eccessive; la nota delle spese, una volta approvata ed ammessa al pagamento in favore del trasfertista, è registrata sui sistemi contabili dell'azienda ed inoltrata al servizio di conservazione sostitutiva (come per le fatture elettroniche), gestito in proprio dall'azienda o fruito presso un provider qualificato, che si sostanzia in ogni caso in un sistema di conservazione a norma, eventualmente erogato da un provider accreditato presso AgID (scelta obbligata se l'azienda è una P.A.);
-- distruzione dei giustificativi analogici: solo al completamento della procedura di conservazione il dipendente potrà distruggere i giustificativi analogici con modalità sicure previste dall'azienda, fermo restando per l'azienda l'obbligo di esibizione telematica del documento informatico correttamente conservato.
Come già detto, anche le note spese, che rientrano tra i documenti fiscalmente rilevanti, devono possedere le caratteristiche richieste dalla normativa di riferimento (autenticità, integrità, fruibilità e immodificabilità) e se il processo viene correttamente implementato, nulla osta a che i documenti analogici siano sostituiti da quelli informatici e che la procedura sia interamente dematerializzata, fermo restando tutti gli ulteriori requisiti legislativamente individuati per la deducibilità dei costi (quali inerenza, competenza e congruità, secondo la previsione dell'art. 109 del TUIR) nonché gli obblighi di esibizione presenti nella normativa vigente (cfr. Risoluzione Agenzia Entrate 9 luglio 2007, n. 161/E).
Per quanto riguarda i giustificativi annessi alle note spese, vanno considerati quali documenti analogici originali non unici, in quanto trovano corrispondenza nella contabilità dei cedenti o prestatori tenuti agli adempimenti fiscali ovvero è possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi (cfr. Risoluzione Agenzia Entrate 10 aprile 2017, n. 46/E).
Ciò comporta che il processo di conservazione elettronica di tali giustificativi è correttamente perfezionato, con conseguente, successiva possibilità di distruzione dell'originale senza necessità dell'intervento di un pubblico ufficiale che attesti la conformità all'originale delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico.
Nel caso in cui si tratti di documenti analogici unici, ovvero un documento che non consenta di risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi, la relativa conservazione elettronica necessita dell'intervento del pubblico ufficiale, come ad esempio nel caso in cui i giustificativi siano emessi da soggetti economici esteri di Paesi extra UE, con i quali non esiste una reciproca assistenza in materia fiscale: in questo caso, infatti, viene meno per l'Amministrazione finanziaria la possibilità di ricostruire il contenuto dei giustificativi attraverso altre scritture o documenti in possesso dei terzi.

Tempistiche di conservazione
Circa le tempistiche di conservazione, si applicano anche alle note spese ed ai relativi allegati le regole generali di conservazione dei documenti, ovvero:
- dal punto di vista civilistico, dovranno essere conservati per 10 anni dalla data dell'ultima registrazione, come previsto dall'art. 2220 c.c.;
- dal punto di vista fiscale tutte le scritture contabili obbligatorie e la relativa documentazione devono essere conservate fino a quando non siano definiti gli accertamenti relativi al corrispondente periodo d'imposta (entro il 31 dicembre del quinto anno successivo a quello in cui è stata presentata la dichiarazione. Nei casi di omessa presentazione della dichiarazione o di presentazione di dichiarazione nulla l'avviso di accertamento dell'imposta può essere notificato entro il 31 dicembre del settimo anno successivo a quello in cui la dichiarazione avrebbe dovuto essere presentata)(v. artt. 43 D.P.R. 29 settembre 1973, n. 600, per le imposte sui redditi, e 57 D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 633, per l'IVA).