Profesionisti: filo diretto tra studi e clienti con webinar e video pillole
La comunicazione degli studi professionali è stata modificata in maniera radicale in tempi brevissimi. In poche settimane, in alcuni casi giorni, gli studi hanno dovuto adottare nuovi strumenti a causa dell’impossibilità, imposta dalla pandemia, di incontrare di persona clienti e target. Tornare indietro, non è più possibile: il new normal della comunicazione passerà, molto probabilmente, attraverso i canali video e gli strumenti digitali. L’eccezione sarà costituita dagli incontri “fisici” come seminari e tavole rotonde. In questa rivoluzione, anche l’invio delle newsletter sta subendo una trasformazione passando dall’invio di testi scritti a quello di brevi video informativi.
La necessità di usare nuovi strumenti ha evidenziato i vantaggi offerti dal digitale e spinge gli studi a riflettere su come innovarsi, a cominciare dalla comunicazione con colleghi e clienti.
Il webinar
Organizzare un webinar, invece che un seminario o una tavola rotonda, spinge ad esempio a restringere i tempi, contiene i costi relativi a location e servizi accessori ma presuppone un corretto uso della piattaforma digitale sulla quale organizzare l’incontro e la partecipazione – o meno – del pubblico al dibattito. Non tutte le piattaforme sono uguali e non tutte opportune poiché, ad esempio, le piattaforme normalmente usate per i meeting non sono indicate per i webinar, poiché diventa complesso seguire i relatori, silenziare costantemente i partecipanti, moderare il dibattito.
L’enorme proliferare dell’offerta di webinar in questi ultimi mesi deve, inoltre, porre al centro dell’attenzione il tema dei contenuti; mancando la relazione fisica e personale con i clienti, i target e i colleghi, è fondamentale infatti che il tema prescelto per il webinar sia interessante, presentato in maniera innovativa e coinvolgente. Il filtro della telecamera per l’oratore e dello schermo per chi ascolta, rende infatti indispensabile mettere in pratica alcune delle tecniche di public speaking: evitare toni di voce monocorde, guardare in camera, usare la mimica facciale e finanche l’uso delle mani per sottolineare alcuni concetti, evitare tempi morti (pochi secondi di silenzio, in un video sono percepiti come lunghissimi). È dietro l’angolo infatti la possibilità di perdere l’attenzione e la concentrazione del pubblico, rischiando quindi di fallire nell’intento di comunicare le proprie competenze e i corretti contenuti.
Infine diventa fondamentale eseguire azioni di follow up al termine del webinar. Mancando la relazione personale nella quale, durante o alla fine dell’evento, si ha modo di sondare temi e problematiche di interesse del cliente, è necessario che dopo i webinar i professionisti si facciano carico di analizzare la partecipazione all’incontro (Chi ha partecipato? Per quanto tempo? Ha posto domande?) verificando su quali clienti o target è necessario tornare con un contatto diretto tramite mail, telefono per approfondimenti e verifiche.
La newsletter in video pillole
La maggiore familiarità con gli strumenti tecnologici porta gli studi professionali a ripensare anche lo strumento delle newsletter. L’intensificarsi della produzione normativa e la celerità con la quale i provvedimenti si susseguono rendono necessaria una comunicazione più agile e immediata. Delle brevi “pillole” video possono quindi costituire lo strumento corretto per informare e comunicare. Spiegare, con l’ausilio della voce e delle immagini, un recente provvedimento del governo è sicuramente più immediato che scrivere bozze, correggerle e infine inviare newsletter ai clienti nella speranza che vengano lette.
Per realizzare in maniera efficace i video sono indispensabili alcuni accorgimenti: la durata (mai superiore a 8-10 minuti), la necessità di registrare con gli strumenti adeguati (una registrazione con il cellulare è molto spesso poco professionale) e di montare il video affinché sia chiaro il brand dello studio che lo produce, la fruizione sia scorrevole e corredata anche da strumenti riassuntivi (slide, dati, esempi concreti) e sia veicolata su canali adeguati (ad esempio, su un canale YouTube dello studio) inviando ai contatti il link e non l’intero file che rischia di appesantire e bloccare la posta elettronica.
Come nell’organizzazione di un evento, anche per queste nuove forme di comunicazione l’improvvisazione non premia, anzi può rivelarsi un boomerang.
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