Alla fine del rapporto l’e-mail del dipendente deve essere disattivata

L’indirizzo di posta elettronica del lavoratore deve essere cancellato una volta cessato il rapporto di lavoro. Il datore di lavoro, infatti, non può apprendere il contenuto delle e-mail del dipendente adducendo come legittimo interesse la necessità di non interrompere improvvisamente il rapporto con i clienti (o i fornitori), o per difendere in giudizio un proprio diritto. Il Garante della privacy ha ribadito questo principio nell’ordinanza dell’11 gennaio 2023 pubblicata sulla newsletter 501 del 15 marzo (si veda anche Ntpluslavoro del 16 marzo 2023). L’Autorità si è pronunciata in seguito al reclamo presentato dalla collaboratrice di una società alla quale era stato attivato un indirizzo di posta elettronica per partecipare a una fiera. Con l’interruzione del rapporto di collaborazione, nonostante le plurime richieste di cancellazione, la società non aveva provveduto, anzi aveva consultato il contenuto delle e-mail, inoltrandole al direttore commerciale.

La società aveva giustificato la propria condotta con la necessità di mantenere i contatti con i clienti, oltre che per difendere un diritto in giudizio. All’esito dell’istruttoria, la società veniva condannata in quanto la condotta tenuta risultava in contrasto con quanto stabilito dall’articolo 13 del Regolamento, in base al quale il titolare del trattamento deve fornire preventivamente all'interessato tutte le informazioni relative alle caratteristiche essenziali del trattamento che, in questo caso, non erano state fatte pervenire alla collaboratrice.

Né l’esigenza di non interrompere i rapporti con i clienti, né l'interesse di difendere un diritto in giudizio, quindi, sono elementi tali da configurare un idoneo criterio di legittimazione del trattamento. La dichiarata esigenza di non interrompere ex abrupto i contatti con i clienti si realizza attraverso l’attivazione di un sistema di risposta automatico con il quale vengono forniti indirizzi alternativi attraverso i quali contattare il titolare. In merito, invece, all’interesse del titolare di fare valere i propri diritti in sede giudiziaria, il legittimo interesse a trattare dati personali per difendere un diritto in giudizio non può comportare un aprioristico annullamento del diritto alla protezione dei dati personali riconosciuto agli interessati, tanto più per il fatto che il contenuto dei messaggi di posta elettronica riguarda forme di corrispondenza tutelate anche costituzionalmente.

A tal proposito, un adeguato bilanciamento di interessi tra datore di lavoro e lavoratore in merito all'uso della posta elettronica, è contenuto nelle linee guida per l'uso della posta elettronica e internet pubblicato dal Garante il 10 marzo 2007. Si tratta di soluzioni che possono risultare utili per contemperare le esigenze di ordinato svolgimento dell'attività lavorativa con la prevenzione di inutili intrusioni nella sfera personale dei lavoratori, nonché violazioni della disciplina sull’eventuale segretezza della corrispondenza.

In questo quadro è opportuno che il datore di lavoro:
- renda disponibili indirizzi di posta elettronica condivisi tra più lavoratori, eventualmente affiancandoli a quelli individuali (ad esempio, m.rossi@ente.it, rossi@società.com, mario.rossi@società.it);
- valuti la possibilità di attribuire al lavoratore un diverso indirizzo destinato ad uso privato del lavoratore; venga predisposto un messaggio di risposta automatica, in caso di assenze (ad esempio, per ferie o attività di lavoro fuori sede), contenenti le “coordinate” (anche elettroniche o telefoniche) di un altro soggetto o altre utili modalità di contatto della struttura.

In caso di eventuali assenze non programmate (ad esempio, per malattia), qualora il lavoratore non possa attivare la procedura descritta, il titolare del trattamento, perdurando l’assenza oltre un determinato limite temporale, potrebbe disporre lecitamente, sempre che sia necessario e mediante personale appositamente incaricato, l’attivazione di un analogo accorgimento, avvertendo gli interessati; in previsione della possibilità che, in caso di assenza improvvisa o prolungata e per improrogabili necessità legate all’attività lavorativa, si debba conoscere il contenuto dei messaggi di posta elettronica, l’interessato sia messo in grado di delegare un altro lavoratore (fiduciario) a verificare il contenuto di messaggi e a inoltrare al titolare del trattamento quelli ritenuti rilevanti per lo svolgimento dell´attività lavorativa.

I messaggi di posta elettronica contengano un avvertimento ai destinatari nel quale sia dichiarata l’eventuale natura non personale dei messaggi stessi, precisando se le risposte potranno essere conosciute nell’organizzazione di appartenenza del mittente e con eventuale rinvio alla predetta policy datoriale.

Alcuni accorgimenti utili sulle email
Caselle condivise o personali
Il datore di lavoro può adottare un disciplinare interno da pubblicizzare adeguatamente, con il quale:
- rendere disponibili indirizzi email condivisi tra più lavoratori, eventualmente affiancandoli a quelli individuali;
- valutare la possibilità di attribuire al lavoratore un diverso indirizzo destinato a uso privato;
- predisporre una risposta automatica, in caso di assenze, con le “coordinate” di un altro soggetto o altre utili modalità di contatto della struttura.
Fiduciario in caso di assenze
In caso di assenza improvvisa o prolungata del lavoratore e per improrogabili necessità legate all'attività lavorativa, quando si debba conoscere il contenuto dei messaggi di posta elettronica, il lavoratore stesso dovrebbe essere messo in grado di delegare un collega (fiduciario) a verificare il contenuto di determinati messaggi e a inoltrare al titolare del trattamento quelli ritenuti rilevanti per lo svolgimento dell'attività lavorativa.