Accesso agli investigatori per un periodo stabilito
Il provvedimento del Garante pubblicato sulla «Gazzetta ufficiale» del 29 luglio ha fornito anche una serie di indicazioni sul trattamento dei dati particolari durante l’uso di investigatori privati incaricati dalle aziende. Il Garante ha dato le prescrizioni da osservare per un valido e legittimo trattamento dei dati particolari (o sensibili). Queste prescrizioni, però, possono ben essere applicate al trattamento di tutti i dati personali da parte degli investigatori privati, in esecuzione dell’incarico ricevuto.
L’uso degli investigatori privati è consentito anche nell’ambito dei rapporti di lavoro. Come costantemente affermato dalla giurisprudenza di legittimità, infatti, il datore può fare controlli tramite un’agenzia investigativa, purché questa attività «non riguardi l’adempimento della prestazione lavorativa (Cassazione civile, sezione lavoro, sentenza 12810 del 22 maggio 2017; e, in senso conforme, sentenza 20433 dell’11 ottobre 2016).
I paletti
Il trattamento dei dati particolari può essere effettuato per permettere a chi conferisce un incarico di far accertare o difendere un proprio diritto in sede giudiziale. È possibile, inoltre, che l’incarico sia conferito dal difensore nell’ambito di un procedimento penale per ricercare elementi di prova. Il provvedimento del Garante stabilisce che le attività investigative possono essere effettuate solo sulla base di un incarico scritto per soddisfare esclusivamente le finalità sopra descritte. Il documento deve specificare il diritto che si intende esercitare o difendere (ovvero il procedimento penale), gli elementi di fatto che giustificano l’investigazione e il termine entro il quale deve essere conclusa. Deve essere fornita all’interessato un’informativa, salvo che questo non renda impossibile o pregiudichi l’esito dell’investigazione. L’investigatore deve svolgere personalmente l’incarico e non può avvalersi di altri investigatori ausiliari, salvo che questi non siano nominativamente indicati nell’incarico. Il soggetto che conferisce il mandato (o il difensore) devono essere costantemente informati dell’andamento dell’investigazione. Cessata questa attività, il trattamento deve terminare in ogni sua forma, tranne che per l’immediata comunicazione al mandante o al difensore dell’esito dell’investigazione.
La conservazione dei dati
Il materiale investigativo, con specifica autorizzazione, può essere conservato in via temporanea per dimostrare la liceità e correttezza dell’operato. La pendenza del giudizio (ovvero il passaggio a un’altra fase di giudizio) non costituiscono motivo legittimo per conservare i dati. I dati possono essere comunicati solo a colui che ha conferito l’incarico o a un altro investigatore solo se questi è indicato nominativamente nel contratto. I dati genetici e quelli relativi alla salute possono essere comunicati alle autorità competenti solo per fini di prevenzione o accertamento o repressione dei reati. I dati sessuali e relativi all’orientamento sessuale non possono essere diffusi.
