La Raccomandazione agli Stati membri del Consiglio d'Europa dell'1 aprile 2015, sul trattamento dei dati personali nei rapporti di lavoro, fra le forme particolari di trattamento si occupa - oltre che di videosorveglianza e di utilizzo di attrezzature che rilevano la posizione dei lavoratori – anche di uso di internet e di email sul posto di lavoro, dati biometrici e test psicologici.
Uso di internet ed email
Per il Comitato dei ministri che ha approvato la Raccomandazione, i datori di lavoro dovrebbero evitare interferenze con il diritto alla privacy dei dipendenti, ingiustificate e irragionevoli. Questo principio viene esteso a tutti i dispositivi tecnici e alle tecnologie dell'informazione e della comunicazione (sigla Ict) utilizzati dai prestatori di lavoro.
A tal proposito viene richiesto che i lavoratori siano adeguatamente e periodicamente informati con una chiara policy sulla privacy e che le informazioni fornite siano costantemente aggiornate e includano la finalità del trattamento, la conservazione o il periodo di back-up dei dati sul traffico e l'archiviazione delle email professionali.
In particolare, per quanto concerne il trattamento di dati personali relativi a pagine internet o intranet accessibili dal dipendente, è confermata la necessità di privilegiare l'adozione di misure preventive, quali l'uso di filtri che impediscono particolari operazioni, e, in caso di monitoraggio, a dare la preferenza a controlli casuali, non individuali e fatti su dati anonimi o in qualche modo aggregati. Le email vengono, invece, classificate in email professionali e private e, mentre viene assolutamente vietato il monitoraggio delle email private sul luogo di lavoro, l'accesso da parte dei datori di lavoro alle email professionali dei propri dipendenti – ancorché previamente informati dell'esistenza di questa possibilità – viene ammessa, ma solo se necessario per la sicurezza o per altri motivi legittimi.
In caso di dipendenti assenti, il Consiglio d'Europa chiede ai datori di lavoro di prendere le misure necessarie e prevedere procedure appropriate per consentire l'accesso alle email di lavoro solo quando tale accesso sia necessario per motivi professionali e prescrive che l'accesso stesso sia effettuato nel modo meno invasivo possibile e solo dopo aver informato i lavoratori interessati. Inoltre la raccomandazione specifica che, in caso di licenziamento o dimissioni del lavoratore, il datore di lavoro deve adottare le necessarie misure organizzative e tecniche per disattivare automaticamente l'account di messaggistica elettronica del dipendente e non può recuperare il contenuto di tale account se non in sua presenza e solo se necessario per l'organizzazione aziendale.
Dati biometrici e test psicologici
Particolare attenzione è posta alla raccolta e al trattamento di dati biometrici che dovrebbero essere ammessi solo nel caso in cui non esistano altri mezzi meno invasivi disponibili e solo se accompagnati da adeguate garanzie.
Infine, per la Commissione, il ricorso a test psicologici, analisi e procedure effettuate da professionisti specializzati, soggetti a segreto medico, che sono finalizzati a valutare il carattere o la personalità di un dipendente, o di un soggetto in cerca di occupazione, dovrebbe essere consentito solo se legittimo e necessario per il tipo di attività svolta o da svolgere e sempreché il diritto nazionale fornisca adeguate garanzie.
I lavoratori e gli aspiranti lavoratori dovrebbero essere, comunque, informati in anticipo in merito all'uso che verrà fatto dei risultati dei test, analisi o altre procedure e, in seguito, sul contenuto degli stessi.