Colloqui di lavoro, non c’è privacy sui giudizi dell’azienda

Un dipendente può chiedere all’azienda l’accesso ai propri dati personali, anche a quelli che non hanno carattere oggettivo: informazioni relative a «giudizi, opinioni o ad altri apprezzamenti di tipo soggettivo» contenute in documenti che portano alle decisioni aziendali.

Lo ha stabilito la Corte di cassazione - con la sentenza 32533 del 2018 - che ha deciso anche che non ci sono limiti in merito alle finalità per le quali il diritto di accesso viene esercitato. Un diritto che spetta anche ai candidati che si presentano per un colloquio di lavoro: per questi ultimi, inoltre, il Garante della privacy (con il provvedimento 497 del dicembre 2018) - ha disposto che nel form per la raccolta del curriculum, il datore di lavoro deve inserire solo i dati necessari alla verifica dei requisiti di chi aspira all’assunzione. E niente più.

Ecco la vicenda su cui si è pronunciata la Cassazione: un dipendente di banca, dopo aver ricevuto una sanzione disciplinare, propone ricorso al Garante per la protezione dei dati personali, ribadendo la richiesta di ottenere la comunicazione dei dati personali che lo riguardavano, contenuti in due documenti elaborati dall’istituto di credito in conformità alla circolare interna che regolamenta il procedimento disciplinare.

La banca, invitata dall’Ufficio del Garante a fornire riscontro alle richieste del lavoratore, replica di aver messo a disposizione tutte le informazioni sull’apertura del procedimento disciplinare, mentre ha negato l’accesso ad altri documenti, in quanto oltre a contenere dati della società «di uso strettamente interno... anch’essi protetti dalla normativa sulla privacy»,sono considerati «espressione del diritto di organizzare e gestire la propria attività». Ma sia il Garante della privacy sia la Corte di cassazione hanno dato ragione al lavoratore.

La Suprema Corte, in particolare, ha fatto prevalere la tesi secondo cui «la legislazione in materia di tutela della riservatezza riconosce il diritto di accesso ai propri dati personali - sottolinea Nadia Martini, Associate Partner Head of data protection Italy di Rödl& Parner - anche nel caso in cui lo si eserciti per predisporre la propria difesa in giudizio, disponendo così di elementi probatori conseguiti fuori dal processo e non secondo le norme processuali».

È la prima decisione definitiva che arriva sulla materia, dopo l’entrata in vigore lo scorso anno del nuovo Gdpr. «La sentenza - commenta il giuslavorista Francesco Rotondi, socio fondatore dello studio legale Lab Law - apre nuovi scenari nella gestione delle risorse umane e che potrebbe aprire la strada a possibilità di contenzioso».

Da questa prospettiva - con le nuove regole Gdpr - gli hr manager sono molto più esposti al rischio di contestazioni da parte di dipendenti, ma anche di candidati che hanno sostenuto colloqui in azienda. «Potendo accedere a questi dati di carattere soggettivo - prosegue Rotondi - i lavoratori hanno maggior possibilità di fare causa all’azienda, ad esempio per discriminazione o mobbing».

Un tema che interessa hr manager, ma anche head hunter e specialisti di ricerca e selezione del personale. «Le valutazioni e i giudizi personali sui candidati - spiega Lorena Urtiti, executive partner di Talent Tree Consulting - hanno sempre rappresentato un aspetto importante del processo di recruiting. Con le nuove regole sulla privacy abbiamo dovuto rivedere per intero il nostro database di candidati e ora ci asteniamo dal fare ogni tipo di valutazione soggettiva, proprio per evitare ogni genere di problema».

Un altro aspetto riguarda il periodo di conservazione massima dei cv a disposizione. Il Gdpr (all’articolo 5) introduce il principio di minimizzazione e conservazione: occorre “trattare” solo i dati necessari e solo per il tempo necessario. I dati che si possono raccogliere? «Le sole informazioni strettamente pertinenti e limitate all’assuzione del personale, tenuto conto delle particolari mansioni e/o delle specificità richieste» si legge nel provvedimento 497 del Garante della privacy, citato in precedenza.

Il tempo minimo? «Non è determinato dalla legge - precisa Nadia Martini di Rödl - ma come richiesto dal Gdpr, dal titolare stesso tenendo conto del proprio contesto e del livello di rischio». Da Aidp, l’associazione dei direttori del personale, si segnala che il tempo di conservazione dei cv non supera i 12 mesi.

«Capisco la necessità di salvaguardare la privacy del candidato - commenta la presidente Isabella Covili Faggioli -, ma occorre anche cercare di salvaguardare l’interesse dei selezionatori di poter ripescare candidati che si erano incontrati per altre posizioni in precedenza, anche a vantaggio di questi ultimi. Che poi non si possa in assoluto salvare una valutazione mi sembra eccessivo e poco funzionale».

Per molti Hr la banca dati dei curricula è un valore «anche perché per crearla - conclude Emanuele Rossini, Hr director di Ruffino - si investe tempo e denaro. Distruggerla dopo un anno è un enorme spreco».