Come effettuare il trattamento di dati particolari, le prescrizioni del Garante

Emanato dal Garante della privacy un provvedimento generale che individua limiti, condizioni e adempimenti necessari per poter trattare le categorie di dati particolari in vari ambiti, tra cui quello relativo ai rapporti di lavoro.

A conclusione dell'iter procedurale previsto dal nuovo Codice della privacy, Dlgs 101/2018 attuativo del reg. CE 2016/679, sono state individuate le prescrizioni dei trattamenti dei dati particolari nei rapporti di lavoro; da parte degli organismi di tipo associativo, delle fondazioni, delle chiese e associazioni o comunità religiose, cosi come da parte degli investigatori privati; nonché dei dati genetici e nell'ambito della ricerca scientifica.

Il provvedimento, in corso di pubblicazione sulla Gazzetta ufficiale, ha stabilito che l'autorizzazione generale sul trattamento dei dati giudiziari del 2016 cessa di produrre i propri effetti, non rientrando tra le situazioni di trattamento richiamate dal rinnovato codice della privacy. A riguardo ricordiamo che la liceità di tali trattamenti di dati giudiziari nell'ambito dei rapporti di lavoro, dopo il regolamento dell'Unione europea, è condizionato all'emanazione di uno specifico decreto ministeriale.

Infine le precedenti autorizzazioni generali del 2016 emesse dal Garante - riguardanti il trattamento dei dati idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale, il trattamento dei dati sensibili da parte dei liberi professionisti e il trattamento dei dati sensibili da parte di diverse categorie di titolari - cessano anche esse di produrre i propri effetti in quanto prive di specifiche prescrizioni.

Vediamo ora di riepilogare succintamente i contenuti del provvedimento che autorizza il trattamento dei dati particolari nel rapporto di lavoro, dati che rivelano l'origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, l'appartenenza sindacale, di tipo genetico, biometrico, nonché dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all'orientamento sessuale della persona.

Il provvedimento ricalca in generale la precedente autorizzazione a trattare dati sensibili, cessati nel 2016 e si rivolge non solo ai datori di lavoro ma anche alle agenzie di intermediazione e somministrazione nonché ai consulenti del lavoro e intermediari che curano la gestione del personale o ai medici competenti.

I dati autorizzati investono non solo i lavoratori dipendenti assunti con qualsiasi tipologia contrattuale ma anche collaboratori, agenti e professionisti, nonché terzi familiari per il rilascio di agevolazioni e permessi come nel caso dei permessi handicap.

Finalità – Il trattamento di dati particolari deve essere funzionale all'adempimento di specifici obblighi o per eseguire specifici compiti previsti dalla normativa dell'Unione europea, da leggi, da regolamenti o da contratti collettivi anche aziendali, in relazione all'instaurazione, gestione o cessazione dei rapporti di lavoro, oppure, in mancanza, per scopi determinati e legittimi, ai fini della tenuta della contabilità o della corresponsione di stipendi, assegni, premi, altri emolumenti, liberalità o benefici accessori.

Limiti – Vediamo i limiti individuati dal Garante ad effettuare alcuni trattamenti in fase di assunzione e gestione del rapporto di lavoro:
-le informazioni inviate dai candidati tramite curricula o questionari devono essere trattate solo in funzione dell'instaurazione dei rapporti e non per altre finalità per le quali il loro utilizzo è vietato;
-i dati che rivelano le convinzioni religiose o filosofiche ovvero l'adesione ad associazioni od organizzazioni a carattere religioso o filosofico sono trattabili esclusivamente in caso di fruizione di permessi in occasione di festività religiose o per le modalità di erogazione dei servizi di mensa o, nei casi previsti dalla legge, per l'esercizio dell'obiezione di coscienza;
-i dati inerenti le opinioni politiche o sindacali possono essere trattati esclusivamente ai fini della fruizione di permessi o di periodi di aspettativa riconosciuti dalla legge o, eventualmente, dai contratti collettivi anche aziendali;
-non è possibile trattare dati genetici al fine di stabilire l'idoneità professionale di un candidato o di un dipendente, neppure con il consenso dell'interessato.

Modalità – Infine il provvedimento individua alcune modalità di raccolta dati ed effettuazione dei trattamenti:
-le comunicazioni anche elettroniche dovranno essere individualizzate e, se cartacee, dovranno essere realizzate in plichi chiusi;
-le comunicazioni dei dati dei lavoratori ad altri colleghi per ragioni di tipo organizzativo, ad esempio per predisporre turni di lavoro, non dovranno esplicitare, nemmeno attraverso acronimi o sigle, le causali dell'assenza dalle quali sia possibile evincere la conoscibilità di particolari categorie di dati personali (ad esempio, permessi sindacali o dati sanitari).

A differenza delle precedenti autorizzazioni per i dati sensibili, il provvedimento non ha una sua validità temporanea, perciò rappresenta la fonte secondaria regolatrice del trattamento dei dati particolari a cui i titolari devono uniformarsi, pena l'applicazione di sanzioni amministrative.