Controllo degli accessi dei lavoratori tramite App, arriva l’ok del garante

È ammissibile registrare gli accessi sul luogo di lavoro del personale dipendente da parte di un'agenzia di somministrazione tramite una App installata sul cellulare, purché il sistema conservi - se del caso - il solo dato relativo alla sede di lavoro (oltre a data e orario della “timbratura” virtuale), cancellando il dato relativo alla posizione del lavoratore.

Così si è espressa l'autorità Garante della privacy in un provvedimento di approvazione preliminare, la cui sintesi è stata pubblicata sulla news letter di informazione del 10 ottobre 2016.

Controllo degli accessi al lavoro - Alla luce del nuovo articolo 4 della legge 300/1970 non si applicano le regole sui limiti ai controlli distanza nei confronti degli strumenti di registrazione degli accessi e delle presenze. Non occorre dunque alcun accordo sindacale preliminare oppure nessuna autorizzazione del competente ispettorato nazionale del lavoro (ex Dtl) in questi casi, purché sia data al lavoratore adeguata informazione delle modalità d'uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli nonché nel rispetto di quanto disposto dal Codice della privacy e cioè del Dlgs 196/2003.

L'App al posto del badge - Venendo al caso deciso dal Garante, alcune società di somministrazione hanno presentato una richiesta di verifica preliminare di fattibilità di un sistema di rilevazione delle presenze dei lavoratori somministrati tramite App. In pratica è stato prospettato di installare una App sugli smartphone di proprietà dei lavoratori somministrati ai fini della rilevazione di inizio e fine dell'attività lavorativa, presso le sedi di lavoro delle imprese utilizzatrici, allo scopo di rendere più efficiente la registrazione della presenza dei dipendenti che lavorano per lo più all'esterno della sede aziendale.

Il garante della privacy ha dato una risposta di massima positiva, circostanziandola però al rispetto di alcuni adempimenti tecnici da parte delle agenzie datrici di lavoro che partano dal presupposto della centralità del rispetto della riservatezza dell'individuo:

1) il sistema potrà conservare - se del caso - il solo dato relativo alla sede di lavoro (oltre a data e orario della “timbratura” virtuale), cancellando il dato relativo alla posizione del lavoratore;
2) sullo schermo del telefonino dovrà essere sempre ben visibile un'icona che indichi che la funzione di localizzazione è attiva;
3) l'applicazione dovrà poi essere configurata in modo tale da impedire il trattamento, anche accidentale, di altri dati contenuti nel dispositivo di proprietà del lavoratore (ad esempio, dati relativi al traffico telefonico, agli sms, alla posta elettronica ecc.).

Oltre ai predetti accorgimenti tecnici, a livello generale le predette agenzie dovranno, prima dell'avvio del nuovo sistema di accertamento, effettuare la notificazione al Garante, indicando i tipi di trattamenti e le operazioni che intendono compiere.

Dovranno poi fornire ai dipendenti un'informativa comprensiva di tutti gli elementi (tipologia dei dati, finalità e modalità del trattamento, tempi di conservazione, natura facoltativa del conferimento, soggetti che possono venire a conoscenza dei dati in qualità di responsabili o incaricati del trattamento).

Le società dovranno, infine, adottare tutte le misure di sicurezza previste dalla normativa per preservare l'integrità dei dati registrati e impedire l'accesso a persone non autorizzate.