Riforma whistleblowing, tempi stretti per i privati

Con la pubblicazione in Gazzetta Ufficiale del Dlgs 24/2023 parte il conto alla rovescia per l’applicazione su larga scala delle nuove regole sul whistleblowing, le procedure aziendali volte ad agevolare la segnalazione di possibili illeciti garantendo l’anonimato del soggetto che fornisce le informazioni.

Le imprese hanno un po’ di tempo a disposizione per attuare le nuove disposizioni. Il decreto entra in vigore dal 15 luglio 2023 per le aziende private che hanno impiegato, nell’ultimo anno, una media di lavoratori superiore a 249; per chi non ha superato tale soglia, la decorrenza è fissata al 17 dicembre 2023. Tuttavia, tutte dovranno attrezzarsi da subito per non arrivate impreparate a tale scadenza, in quanto gli adempimenti non sono pochi e le sanzioni sono rilevanti.

Dovranno preoccuparsi di tali scadenze tutti i soggetti privati che hanno impiegato, nell’ultimo anno, la media di almeno 50 lavoratori subordinati. A questi soggetti si aggiungono quelli che, pur non avendo raggiunto la media di 50 lavoratori, si occupando di servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio o del finanziamento del terrorismo, sicurezza dei trasporti e tutela dell’ambiente, e quelli che adottano modelli di organizzazione e gestione in base al Dlgs 231/2001.

I soggetti che rientrano in una di queste situazioni dovranno predisporre appositi canali di segnalazione interni in grado di garantire la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

Le imprese potranno gestire in proprio questi canali, affidandoli a una persona o a un ufficio aziendale interno, autonomo e costituito da personale specificamente formato, oppure potranno avvalersi di soggetti esterni, dotati anch’esso di personale adeguatamente formato sulla materia.

Le segnalazioni potranno essere rese in forma scritta (ammesso l’utilizzo di appositi strumenti informatici), in forma orale (attraverso linee telefoniche preposte o sistemi di messaggistica ad hoc) ovvero, su richiesta specifica del segnalante, attraverso incontri diretti.

La nuova normativa definisce anche le modalità con cui dovrà essere comunicata l’esistenza dei canali di segnalazione: le imprese dovranno pubblicare un’informativa chiara ed esplicativa circa le procedure e i presupposti per effettuare le segnalazioni, sia interne, sia esterne, che siano facilmente accessibili sul luogo di lavoro e sul sito internet.

Tali procedure dovranno garantire la riservatezza del segnalante: la sua identità (e le informazioni per risalire a essa) non potranno essere rivelate, senza il consenso espresso del segnalante stesso, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, espressamente autorizzate a trattare tali dati (con misure specifiche in caso di procedimenti disciplinari).

Inoltre, dovranno essere rilasciati ai segnalanti, entro sette giorni dalla ricezione della segnalazione, un avviso di ricevimento della segnalazione e, entro tre mesi, un primo riscontro in merito allo stato di avanzamento della procedura.

Un’altra novità importante riguarda la tipologia di condotte che possono essere oggetto delle segnalazioni: potranno riguardare tutte le condotte illecite di natura amministrativa, contabile, civile o penale lesive dell’interesse pubblico o dell’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato, anche se previste dal diritto comunitario.

Le imprese che non si attrezzeranno entro le scadenze previste rischiano sanzioni pesanti: l’Anac potrà irrogare sanzioni amministrative pecuniarie di importo variabile per le varie situazioni, fino a 50mila euro.

Un passaggio che dovrà fare i conti anche con alcuni dubbi applicativi che la nuova disciplina si porta dietro (la distinzione poco chiara tra segnalazioni interne ed esterne, l’impatto sugli organismi di vigilanza esistenti, i criteri di calcolo delle soglie); dubbi che, si spera, saranno sciolti da apposite linee guida di Anac.