Per realizzare un piano di welfare aziendale si possono seguire le seguenti fasi.
Prima fase
Analisi dei bisogni dei dipendenti. È indispensabile poter confrontarsi con i dipendenti, avviare un’indagine conoscitiva,anche del tutto informale, al fine di comprendere cosa può interessare ai lavoratori. Solo conoscendo le esigenze dei dipendenti, è possibile individuare le iniziative e i servizi che possono essere in grado di incidere sulla loro qualità della vita, e quindi sulla loro produttività sul lavoro.
NOTA BENE. Un confronto con i lavoratori, anche delle aziende non sindacalizzate è un passaggio indispensabile per comprendere le esigenze dei lavoratori e quali sono le utilità che più possono essere apprezzate in quel particolare contesto
Analisi del business e della cultura aziendale. Questo step è spesso sottovalutato mentre, a nostro avviso, è essenziale. Conoscere le peculiarità del business e della cultura aziendale aiuta a sviluppare un piano di welfare aziendale che sia in linea anche con le esigenze e le aspettative dell’azienda, oltre che dei suoi dipendenti. A tale fine è senz’altro opportuno uno scambio di informazioni con il management e con i responsabili delle risorse umane dell’azienda.
In particolare, conoscere i valori e le priorità dell’azienda, nonché le prossime sfide da affrontare, facilita l’individuazione di un percorso coerente con l’identità dell’azienda stessa.
Per esempio, se tra i valori dell’azienda vi è il rispetto dell’ambiente, ci si potrebbe orientare, almeno per una parte della flotta, sulla scelta di auto elettriche. In questo modo si rafforza ulteriormente la cultura aziendale e il senso di appartenenza del dipendente.
Definizione degli obiettivi e del budget. Tenuto conto delle informazioni raccolte si possono definire gli obiettivi da raggiungere che dovrebbero essere il più possibile chiari, misurabili e realistici. Ad esempio:
• migliorare la qualità del lavoro;
• favorire l’equilibrio tra vita privata e lavoro;
• promuovere uno stile di vita sano;
• aumentare la partecipazione ai programmi di prevenzione medica;
• ridurre il tasso di assenteismo;
• ridurre il tasso di turn-over;
• migliorare la soddisfazione ai servizi di assistenza sanitaria;
• aumentare la formazione e lo sviluppo professionale dei dipendenti;
• incrementare il senso di appartenenza dei dipendenti all’azienda;
• attrarre e trattenere i talenti;
• maggiore produttività e performance;
• migliorare la reputazione dell’azienda;
• migliorare il benessere e l’uso del tempo libero dei dipendenti;
• migliorare la parità di genere e attrarre l’occupazione femminile (con relativo sostegno alla genitorialità, contrasto alle discriminazioni digenere, ecc.).
È chiaro che il livello di ambizione in termini di fissazione degli obiettivi condizionerà il budget da mettere a disposizione.
NOTA BENE. L’azienda dovrà individuare il budget complessivo da destinare al programma ed eventualmente ripartirlo tra i gruppi di lavoratori interessati. Si dovrà dunque definire il pacchetto delle misure, dei beni e servizi da includere.
Seconda fase
Scelta dei servizi (anche alla luce dei risvolti fiscali). Una volta definiti gli obiettivi, ci si può focalizzare su beni e servizi che sono più adatti per il raggiungimento degli stessi. Si può dunque definire una lista di benefit che l’azienda decide di mettere a disposizione per ciascuna categoria di lavoratori, possibilmente, in fase di selezione, con una particolare attenzione al regime di esclusione da imposizione sul reddito di lavoro dipendente previsto dall’articolo 51, commi 2 e 3, del Tuir, nonché alla piena deducibilità ai fini Ires dei relativi costi, ai sensi dell’articolo 95, comma 1, del Tuir.
Implementazione e presentazione ai dipendenti. Devono essere identificati i fornitori, la piattaforma informatica e le modalità di scelta e fruizione dei beni e servizi. È importante comunicare ai dipendenti in modo chiaro, ed eventualmente con esempi pratici, quali sono i servizi disponibili e come utilizzarli.
Terza fase
Monitoraggio e valutazione. Il piano di welfare aziendale una volta avviato non è totalmente statico. Per questo è importante monitorare e valutare i risultati raggiunti ed eventualmente apportare le necessarie modifiche al fine di migliorarlo continuamente.
Analisi e comunicazione finale. Infine, si analizzeranno tutte le informazioni e i feedback ricevuti. È anche fondamentale comunicare ai dipendenti le iniziative e i benefit che hanno contribuito maggiormente al loro benessere e alla produttività aziendale. La condivisione dei risultati raggiunti aiuta a mantenere alta la motivazione dei lavoratori e favorisce il loro impegno sul lavoro, soprattutto se questi possono incidere attivamente nell’aggiornamento del piano di welfare aziendale.
L’articolo proposto è un estratto dalla guida «Welfare aziendale» a cura di Stefano Sirocchi in edicola con «Il Sole 24 Ore» da martedì 11 aprile a 10,90 euro oltre il prezzo del quotidiano