Rimborso delle bollette ai dipendenti

Ai fini del riconoscimento del contributo aziendale a titolo di rimborso delle spese sostenute per il pagamento delle utenze domestiche del servizio idrico integrato, dell'energia elettrica e del gas naturale relative all'anno 2022, in coerenza con quanto disposto dall'art. 12 del d.l. 115/2022 e dalla circolare 35/E del 4 novembre 2022 dell'Agenzia delle Entrate, le bollette si devono riferire ad un immobile ad uso abitativo (e non professionale-commerciale) posseduto/detenuto(proprietà/locazione/comodato) dal dipendente o coniuge o unito civile o familiare 433cc(esempio genitori/figli/suocero-suocera/genero nuora/fratello-sorella) a prescindere dal carico fiscale .
Non importa che nell'immobile vi sia residenza o dimora (si può trattare di immobile residenza o non residenza).
Le bollette devono essere intestate al dipendente o in alternativa al coniuge-unito civile (a prescindere dal carico fiscale) o in alternativa al familiare 433 c.c. a prescindere dal carico fiscale.
Esempio: condominio e del proprietario dell'immobile che riaddebita sulla base del contratto di affitto analiticamente l'onere sostenuto al locatario il quale sostenendo l'onere può essere rimborsato dal suo datore di lavoro;
In questo caso le bollette possono essere intestate:
1) al condominio il quale ripartisce le utenze tra i tra condomini (quindi il condomino-chi partecipa al condominio- chiede a rimborso al suo datore l'onere di cui è rimasto inciso, ovvero la parte di costo che gli ha attribuito/ripartito il condominio);
2) al proprietario dell'immobile (locatore), che poi riaddebita in modo analitico i costi delle utenze, come previsto nel contratto di locazione, al dipendente o/coniuge-unito civile o/familiare 433 cc;
in tal caso chi chiede il rimborso al suo datore è chi sostiene ancora l'onere (esempio il dipendente locatario/non il locatore proprietario dell'immobile che è stato rimborsato del suo onere dal locatario).
Documentazione che giustifica la spesa sostenuta per le utenze e contestualmente l'entità del rimborso effettuato dal datore di lavoro.
Ai predetti fini, l'Agenzia individua due alternative:
a)l'acquisizione e la conservazione della documentazione nel rispetto delle norme vigenti in materia di trattamento dei dati personali (Regolamento UE 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 e D.Lgs n. 196/2003): esempio fatture/bollette/bonifici (che attestano pagamento) /titolo di detenzione o possesso dell'immobile ad uso abitativo;
b)l'acquisizione di una dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà, ai sensi del d.p.r. 445/2000, con la quale il lavoratore richiedente attesti di essere in possesso della documentazione comprovante il pagamento delle utenze domestiche, di cui riporti gli elementi necessari per identificarle, quali ad esempio, il numero e l'intestatario della fattura (e se diverso dal lavoratore, il rapporto intercorrente con quest'ultimo), la tipologia di utenza, l'importo pagato, la data e le modalità di pagamento.
Inoltre, al fine di evitare che si fruisca più volte del beneficio in relazione alle medesime spese, il datore di lavoro è tenuto ad acquisire anche una dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà che attesti che le medesime fatture non siano già state oggetto di richiesta di rimborso, totale o parziale, non solo presso il medesimo datore di lavoro, ma anche presso altri.
Da ultimo, l'Agenzia chiarisce che la giustificazione di spesa può essere rappresentata anche da più fatture ed è valida anche se la stessa è intestata a una persona diversa dal lavoratore dipendente, purché sia intestata al coniuge o ai familiari indicati nell'art. 12 del TUIR o, in caso di riaddebito analitico, al locatore.
L'altra condizione richiesta per avere il rimborso esente da parte del dipendente o percettore di reddito assimilato è che si deve trattare di una utenza maturata nel 2022; non sono passibili di rimborso esente le utenze maturate nel 2021 o nel 2023;
Ovviamente il rimborso da parte del datore per il redditi di lavoro dipendente/committente deve avvenire nel 2022 (al massimo entro il 12 gennaio 2023 con il principio di cassa allargato) se si vuole beneficiare dei 3.000 euro in esenzione in capo al percettore di reddito di lavoro dipendente/percettore di reddito assimilato.
Quando il cliente fruisce del servizio di fornitura di luce/acqua/gas fruisce di un servizio pubblico di fornitura gestito da una municipalizzata - a maturazione plurimensile - a fronte del quale è previsto un corrispettivo plurimensile.
Il fornitore in bolletta riporta diverse voci del servizio che vengono fatturate al cliente:
1) la materia prima consumata (a volte i consumi sono effettivi da lettura del contatore/a volte i consumi sono stimati/c' è una quota indipendente dal consumo/ci sono oneri aggiuntivi);
2) la spesa per il trasporto e la gestione del contatore;
3) la spesa per gli oneri di sistema;
4) le imposte (accise/iva);
Nella circolare 35/2022, nella parte della autocertificazione che deve fornire il dipendente per sorreggere il rimborso esente del suo datore di lavoro, si dice che va indicato il numero fattura e l'importo pagato (il pagato si riferisce a tutte le voci contenute in bolletta/fattura non solo alla fornitura della materia prima).
Quindi si ritiene che il rimborso esente fino a 3.000 euro (anno 2022) si giochi rispetto a tutte le voci indicate in fattura-bolletta , in quanto solo esse rappresentano ciò che ha effettivamente pagato il percettore di reddito di lavoro dipendente/percettore di reddito assimilato/cliente (la sola materia prima è solo una parte del pagato da parte del dipendente-assimilato)
Se l'Agenzia delle entrate avesse voluto isolare dal corpo della bolletta/fattura solo la materia prima (acqua luce gas) rispetto agli altri servizi/oneri inerenti al contratto di fornitura (trasporto/gestioni contatori/tributi), avrebbe precisato che l'importo pagato da indicare in autocertificazione, su cui si gioca il rimborso datoriale esente, avrebbe dovuto essere relativo solo alla materia prima e non alle altre voci, ma non ha fatto nessuna specificazione(l'importo pagato da indicare è relativo a tutte le voci).
Si ritiene inoltre il servizio primario di fornitura della materia prima (acqua luce gas) come ontologicamente concatenato ai servizi secondari (trasporto/contatore) per cui inscindibili.
Si ritiene di escludere dalla parte rimborsabile in esenzione il canone rai (contenuto nella bolletta della luce) e altre voci quali il potenziamento una tantum kw ed eventuale contatore evoluto facoltativo.
Tutto ciò premesso si può chiarire che in assenza di atto di prassi tutto ciò che il dipendente/assimilato (coniuge/familiare 433 c.c.) paga come corrispettivo delle utenze domestiche relativamente al servizio idrico integrato/energia elettrica/gas naturale (quindi anche i costi relativi agli oneri di sistema/trasporto/contatore/iva) sia rimborsabile in esenzione dal datore con il d.l. 115/22 articolo 12 nel limite massimo di 3000 annui.
Ovviamente se il dipendente sostiene ad esempio 4.000 euro di costi relativi al 2022 per le utenze, il datore potrebbe procedere ad un rimborso parziale esente nei limiti di 3.000 euro.
Si ricorda che i 3.000 euro del d.l. 115/22 articolo 12 sono un ad personam e che il datore decide se erogare, il quantum, a chi erogare (non è un obbligo l'erogazione dei rimborsi utenze/o dei beni e servizi dell'articolo 51 comma 3).
Esempio relativo al servizio di fornitura di energia elettrica
Differenziazione tra utenze domestiche residenti e non residenti entrambe agevolate dalla norma.
In base al tipo di utenza variano anche le tariffe applicate ai consumi dell'energia elettrica.
Quando parliamo di utenze elettriche ci riferiamo all'abitazione o all'immobile a cui è associato un contratto per la fornitura di energia elettrica, sottoscritto tra una persona e il fornitore.
Esistono 2 categorie ben distinte di utenze elettriche:
•utenza domestica (rimborsabile in esenzione con l'articolo 12 del d.l. 115/22);
•utenza altri usi (non rimborsabile con l'articolo 12 d.l. 115/22);
Con il termine "domestica" si specificano quelle utenze dove l'utilizzo dell'elettricità è destinato alla abitazione delle persone fisiche (dipendente/coniuge/familiare 433 c.c. e ai locali annessi).
Prevedono la presenza di un contatore identificabile con un unico numero POD e, a loro volta, sono suddivise in 2 sottocategorie:
•utenze domestiche residenti;
•utenze domestiche non residenti.
Le utenze domestiche residenti sono quelle attive nelle abitazioni in cui una persona vive, la sua dimora abituale.
Quelle non residenti, invece, sono relative alle seconde case, in cui appunto, la persona è proprietaria, ma non vi risiede.
La norma agevola con il rimborso esente datoriale sia le utenze domestiche residenti che non residenti. La differenza tra una bolletta luce residenti e non residenti è che la non residenti prevedono costi maggiori rispetto a quelle per residenti, a parità di consumo.
Per le utenze domestiche è prevista una struttura tariffaria non progressiva, definita TD. Tale tariffa non considera più le differenze tra utenze residenti e non residenti e neppure gli scaglioni di consumo. Tuttavia, mentre gli importi per i servizi di trasporto e gestione del contatore rimangono uguali sia per residenti che non residenti, a cambiare è il calcolo degli oneri di sistema. Nel domestico residente l'importo degli oneri di sistema è applicato sulla base dei consumi di energia effettuati; nel domestico non residente l'importo degli oneri di sistema è calcolato in parte sui chilowattora consumati e in parte è fisso. Ne consegue che l'incremento delle quote fisse ha un peso maggiore sulle utenze domestiche non residenti, in virtù della spesa degli oneri di sistema applicata. Soprattutto nel caso in cui i consumi annui di energia siano bassi, poiché l'incidenza risulta essere ancora più significativa.
Le bollette del domestico residente e non residente contengono sebbene con importi diversi le stesse voci: le voci relative alla materia prima (esempio energia elettrica) /al trasporto-contatori/oneri di sistema/ai tributi(iva/accise) che sono tutte da fatturare e da pagare a cura del cliente.
Interpretando il passaggio della circolare agenzia delle Entrate 35/2022 della autocertificazione, si ritiene che tutte le voci della fattura/bolletta essendo state pagate effettivamente dal cliente/dipendente-assimilato siano rimborsabili dal suo datore/committente con il limite di esenzione dei 3000 per l'anno 2022 in esenzione (d.l. 115/22, articolo 12) e che il canone Rai al contrario non sia rimborsabile in esenzione.
Le utenze altri usi fanno riferimento alla tipologia di contratto luce/energia destinata ad attività commerciali e non sono agevolate dalla norma del d.l. 115/2022, articolo 12.
In conclusione si ritiene che a livello di voci nella bolletta/fattura del primo tipo di utenza , escluso il canone Rai, se relativo a livello di maturazione all'anno 2022, è rimborsabile in esenzione al dipendente/assimilato che ne ha sostenuto l'onere (per cui materia prima/oneri di sistema/lettura contatore/trasporto/iva accise) a cura del datore/committente; nel caso di utenze a cavaliere di anno -esempio anno 2021 e 2022/ o 2022 e 2023 solo la parte di competenze del 2022 è rimborsabile in esenzione. In assenza di prassi si propone il seguente metodo: dipendente ha pagato bolletta trimestrale di 600 euro relativa a dicembre 2021 - febbraio 2022 (trimestre), dove il valore/importo di 600 euro (senza canone Rai) è relativo alla fornitura di luce-acqua -gas/materia prima di immobile uso abitativo senza distinzione tra l'anno 2021 e 2022 ; il canone 600 euro (spesa sostenuta per utenze trimestrale) / 90giorni (giorni di calendario dal 1 dicembre 2021 al 28 febbraio 2022) x 59(giorni di calendario dal 1 gennaio al 28 febbraio)=393 euro; parte della spesa sostenuta dal dipendente/assimilato che può essere rimborsata in esenzione dal datore , in quanto di competenza del 2022.
Il datore potrebbe rimborsare con il d.l. 115 /22 quell'onere o totalmente o parzialmente nel 2022(entro il 12 gennaio 2023)