Trasferta: è obbligatorio dimostrarne l'esistenza?

In merito alla documentazione della spese di trasferta, l'Agenzia delle Entrate ha precisato che, affinché i rimborsi delle spese di trasporto non concorrano alla formazione del reddito di lavoro dipendente, è necessario che dette spese siano rimborsate in ragione di idonea documentazione. Non è peraltro necessario che tale documentazione, giustificativa dell'effettività del costo sostenuto, sia intestata al soggetto che effettua la trasferta, dal momento che per dimostrare che uno specifico onere è stato sostenuto in occasione dello svolgimento della prestazione lavorativa al di fuori della normale sede di lavoro, è sufficiente che le spese stesse risultino sostenute nei luoghi e nel tempo di svolgimento delle trasferte stesse e che siano attestate dal dipendente mediante nota riepilogativa. Ad esempio è stato ritenuto sufficiente per la documentazione dei servizi di trasporto fruiti dal dipendente ai fini di cui sopra, l'estratto conto rilasciato alla azienda dalla società emittente la carta di pagamento con cui tali servizi erano stati pagati, contenente tutti i dettagli delle transazioni effettuate nel mese stesso (cf. risposta ad interpello 22/2018). Problema diverso è la dimostrazione del nesso causale tra la erogazione al lavoratore di una indennità a titolo di trasferta e la effettiva esecuzione, da parte di quest'ultimo, di una vera e propria trasferta. A tale proposito i servizi ispettivi del Lavoro hanno rilevato che la non conforme registrazione della voce trasferta nel LUL può integrare la condotta di infedele registrazione tutte le volte in cui venga riscontrata, a seguito di accertamento ispettivo, una difformità tra la realtà "fattuale" e quanto registrato sul LUL e sempre che "l'erronea" scritturazione del suddetto dato abbia determinato l'effetto di una differente quantificazione dell'imponibile contributivo, ai sensi e per gli effetti dell'art. 51, comma 5, summenzionato. Tale difformità, si configura certamente nel caso in cui la trasferta non sia stata proprio effettuata o la relativa indennità occulti emolumenti dovuti ad altro titolo, appalesando con ciò un intento evidentemente elusivo (si veda in proposito la nota 14 giugno 2016). E' consigliabile pertanto, sotto il profilo documentale, acquisire in forma scritta dallo stesso lavoratore (con cadenza periodica, ad esempio mensile) una dichiarazione debitamente controfirmata circa le trasferte effettivamente eseguite (data, località della trasferta, mezzi utilizzati per la trasferta ec.)